فاکتور چیه و چرا انقدر مهمه؟
فاکتور در واقع سند یا برگه رسمیه که توی هر خرید و فروشی رد و بدل میشه خیلیا فکر میکنن فاکتور فقط یه رسید سادهست، در صورتی که توی دنیای تجارت فاکتور حکم شناسنامهی معامله رو داره وقتی شما یه کالا یا خدماتی میفروشید طراحی فاکتور حرفهای به مشتری نشون میده که کارتون اصولی و حسابشدهست.
حالا چرا طراحی فاکتور اینفدر مهمه؟! چون اگر شما فقط یه برگه معمولی و ساده تحویل بدید مشتری حس حرفهای بودن شما رو نمیگیره ولی وقتی طراحی فاکتور با لوگو، رنگ سازمانی و اطلاعات درست انجام میدید در واقع دارید اعتمادسازی میکنید
یادتون باشه که فاکتور فقط برای محاسبه مبلغ نیست برای نظم مالیاتی، ثبت سفارش، پیگیری مشتری و حتی تبلیغات هم استفاده میشه طراحی فاکتور خوب میتونه مثل یه کارت ویزیت دوم عمل کنه و نام برند شما رو توی ذهن مشتری حک کنه
کاربردهای فاکتور که شاید نمیدونستید
فاکتور یه ابزار همهکارهست مهمترین کاربردش ثبت معامله بین فروشنده و خریدار هست شما وقتی طراحی فاکتور اصولی داشته باشید میتونید راحت توی حساب و کتابهای روزانه، گزارشهای مالیاتی و حتی تحلیل فروش ازش استفاده کنید. یکی دیگه از کاربردای مهم فاکتور ایجاد حس اعتماد توی مشتریه وقتی طرف مقابل فاکتور تمیز و استاندارد تحویل میگیره حس اینکه مجموعه جدیه و کارش حساب و کتاب داره بهش دست میده اینجاست که تاثیر طراحی فاکتور رو توی برندینگ میبینیم.
انواع جنس و سایز فاکتور و بهترین کاربردشون
وقتی بحث طراحی فاکتور میشه فقط ظاهر مهم نیست جنس و سایز هم نقش خیلی مهمی دارن کاغذ فاکتور معمولا از نوع تحریر یا کاربنلس (بدون نیاز به کاربن) انتخاب میشه اگه دنبال حرفهای بودن هستید چاپ فاکتور به تعداد بالا روی کاغذ کاربنلس واقعا به کارتون میاد چون هم تمیزتره و سرعت عملتون رو بالاتر میبره.
از نظر سایز، رایجترینها A4 و A5 هستن.
فاکتور A4 برای شرکتها و کسبوکارهای بزرگتر مناسبه، چون فضای بیشتری داره و میشه جزئیات بیشتری روش نوشت. فاکتور A5 جمعوجوره و بیشتر برای فروشگاهها و کسبوکارهای متوسط و کوچیک استفاده میشه.
البته سایزهای خاص هم میشه سفارش داد، چون طراحی فاکتور انعطافپذیره و میتونه متناسب با برندینگ شما باشه
وقتی صحبت از چاپ فاکتور میشه منظورمون فقط خود برگه نیست نوع چاپ هم تاثیر زیادی روی ظاهر و حس حرفهای بودن کار داره.
فاکتور تکرنگ: فاکتور تکرنگ همون سادهترین مدل هستش معمولا با یه رنگ ثابت مثل مشکی یا آبی چاپ میشه هزینهش کمه و برای کسبوکارایی که فقط دنبال ثبت معامله هستن و ظاهر خیلی براشون مهم نیست مناسبه.
♦️ مزایا: قیمت ارزون، سرعت چاپ بالا.
♦️ معایب: ظاهر ساده، تاثیر کمتر در برندینگ.
فاکتور دو رنگ: علاوه بر رنگ اصلی یه رنگ دیگه هم اضافه میشه مثلا متنها مشکی باشن ولی لوگو یا جدولها قرمز یا آبی چاپ بشن همین تغییر کوچیک باعث میشه فاکتور جذابتر بشه و از یکنواختی دربیاد.
♦️ مزایا: جذابیت بیشتر، برندینگ بهتر نسبت به تکرنگ.
♦️ معایب: کمی هزینه بالاتر.
فاکتور چهار رنگ (تمام رنگی): این مدل حرفهایترین و شیکترین نوع چاپ فاکتور به حساب میاد همه رنگها قابل استفادهن و لوگو یا طرح گرافیکی کاملا مثل کارت ویزیت رنگی درمیاد. بیشتر برای برندهایی استفاده میشه که میخوان حتی روی فاکتور هم هویت برندشون حفظ بشه.
♦️ مزایا: ظاهری شیک، تاثیر فوقالعاده در ذهن مشتری، بهترین گزینه برای برندینگ.
♦️معایب: هزینه چاپ بیشتر.
کاربنلس یا معمولی؟ کدوم برای شما بهتره
فاکتور معمولی: فاکتور معمولی همون مدل سنتیه که سالهاست همه جا استفاده میشه این فاکتور از چند برگ کاغذ تحریر تشکیل میشه که برای انتقال نوشته از برگه اول به برگههای بعدی باید کاغذ کاربن بینشون بذارید مثلا وقتی فروشنده مبلغ یا کالا رو روی برگ اول مینویسه، با فشار قلم نوشته روی کاربن میافته و به برگهای پایینی منتقل میشه.
ویژگیها:
• ارزونتر از کاربنلس.
• برای کسبوکارای کوچیک و کمحجم مناسبه.
• به کاغذ کاربن نیاز داره و ممکنه همیشه دمدست نباشه.
• دست و کاغذ مشتری یا فروشنده ممکنه به خاطر جوهر کاربن کثیف بشه.
• سرعت نوشتن کمتر چون باید کاربن رو جابجا کنین.
فاکتور کاربنلس (بدون کاربن): فاکتور کاربنلس یا NCR (No Carbon Required) یه مدل مدرنتره که خودش خاصیت کپی داره یعنی کاغذهای مخصوصی هستن که وقتی روی برگ اول چیزی مینویسید همون متن به طور خودکار روی برگههای پایینی هم منتقل میشه بدون اینکه نیازی به کاربن جدا باشه.
ویژگیها:
• ظاهر مرتبتر و حرفهایتر.
• سرعت بیشتر چون نیازی به گذاشتن و برداشتن کاربن نیست.
• دست و کاغذ تمیز میمونه (بدون لک و سیاهی).
• کمی گرونتر از فاکتور معمولیه.
• برای کسبوکارایی که حجم فروش بالایی دارن و چاپ فاکتور به تعداد بالا لازم دارن خیلی مناسبه.
تفاوتهای اصلی
• هزینه: معمولی ارزونتره، کاربنلس گرونتر.
• سرعت: کاربنلس سریعتر و راحتتر.
• ظاهر: کاربنلس تمیز و مرتب، معمولی گاهی شلوغ و کثیف.
• کاربرد: معمولی برای فروشگاههای کوچیک، کاربنلس برای کسبوکارای حرفهای و پرمشتری.
فاکتورهای چندبرگی و کاربردهاشون
خیلی وقتا لازمه از یه فاکتور چند نسخه داشته باشید مثلا یکی برای مشتری، یکی برای حسابداری و یکی هم برای بایگانی اینجاست که طراحی فاکتور چندبرگی به کار میاد.
این فاکتورها معمولا دوبرگی، سهبرگی یا حتی بیشتر چاپ میشن هر برگ میتونه رنگ متفاوتی داشته باشه (مثلا سفید برای مشتری، زرد برای حسابداری، صورتی برای فروشنده)
چاپ فاکتور به تعداد بالا توی مدل چندبرگی باعث میشه همیشه دستتون پر باشه و نیاز به کپی گرفتن جداگانه نداشته باشید
کاربردها: تقسیم نسخهها بین بخشهای مختلف صرفهجویی در زمان و هزینه کپی ایجاد نظم توی سیستم اداری
طراحی فاکتور چه ویژگیهایی باید داشته باشه؟
وقتی مشتری یه فاکتور شیک، مرتب و با لوگوی شما دریافت میکنه حس میکنه با یه مجموعه حرفهای سروکار داره این حس ناخودآگاه باعث میشه اعتمادش به محصول و یا خدمات شما بیشتر بشه و دفعات بعدی هم سراغتون بیاد یه طراحی فاکتور خوب فقط به ظاهر قشنگ خلاصه نمیشه باید کارآمد باشه یعنی هم مشتری راحت بفهمه چی نوشته شده هم حسابدار بتونه سریع استفاده کنه.
برای اینکه طراحی فاکتور نتیجه خوبی بده، چندتا نکتهی ساده اما کاربردی هست که باید رعایت بشه:
• جای مناسب برای لوگو و برندینگ
• جدولبندی شفاف برای اقلام و قیمتها
• فونت خوانا و رنگبندی متناسب
• فضای کافی برای امضا و مهر
• طراحی استاندارد برای ثبت مالیاتی
• جدول کالا و خدمات مرتب باشه
• شماره سریال روی هر فاکتور باشه
• اطلاعات تماس مثل آدرس و شماره تلفن درج بشه
اگر این موارد توی طراحی فاکتور رعایت بشه هم از نظر قانونی مشکلی ندارید و هم مشتری حس میکنه با یه مجموعه معتبر خرید کرده طراحی فاکتور تضمین میکنه این قالب حرفهای همیشه در دسترس باشه طراحی فاکتور وقتی ارزش داره که طراحیتون درست باشه چون اگه یه بار اشتباه طراحی بشه، هزاران برگه اشتباه دست مشتری میرسه
طراحی فاکتور مناسب چه شغل های هستش؟
شاید فکر کنین فاکتور فقط برای فروشگاههاست اما در واقع توی خیلی از حوزهها کاربرد داره:
• فروشگاههای خردهفروشی
• شرکتهای خدماتی
• کارگاهها و تولیدیها
• فروش آنلاین و ارسال کالا
• موسسات آموزشی و فرهنگی
همه این کسبوکارها میتونن با چاپ فاکتور به تعداد بالا کار خودشون رو راحتتر کنن داشتن یه طراحی فاکتور یکدست باعث میشه حتی وقتی شعبه یا نمایندگی دارید همه جا به یه سبک واحد فاکتور صادر بشه.
اگر به دنبال طراحی و چاپ فاکتوری هستید که نشون بده چقدر حرفهای هستید، همین حالا سفارش بدید و مشاوره رایگان بگیرید.
